5 outils logiciels à déployer avant l’obligation de facturation électronique en 2026
La réforme française de la facturation électronique constitue l’un des changements administratifs les plus marquants auxquels les entreprises sont confrontées depuis plusieurs années. Dès septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront pouvoir recevoir des factures électroniques. À compter de septembre 2027, l’obligation d’émettre ces factures sera mise en œuvre progressivement pour l’ensemble des entreprises.
Pour de nombreux responsables de TPE et de PME, cette échéance soulève naturellement plusieurs questions : quelles actions mener, dans quel ordre et avec quels outils ? Les entreprises qui anticipent dès aujourd’hui avec des solutions adaptées ne se contentent pas de répondre à une obligation. Elles peuvent aussi moderniser leurs procédures de facturation et obtenir des avantages opérationnels qui dépassent la seule conformité. Voici cinq solutions à envisager en priorité.
1. Sage : logiciel de comptabilité et de facturation électronique
Pour les entreprises qui souhaitent se préparer sereinement à la réforme, Sage représente une base solide. Les solutions Sage répondent déjà aux exigences réglementaires : elles intègrent la Plateforme Agréée (PA) Sage, prennent en charge les formats imposés Factur-X et UBL, et permettent l’émission, la réception ainsi que l’archivage de factures électroniques sans surcoût.
Qu’il s’agisse d’une TPE, d’une PME ou d’une ETI, Sage propose des solutions correspondant à différentes tailles d’entreprise et à divers besoins. Le passage à la facturation électronique peut ainsi se faire par l’activation de fonctionnalités existantes, sans devoir changer de logiciel ni engager un projet de migration complexe.
Pourquoi c'est important : Sage assure dès maintenant la conformité avec la réforme tout en aidant les entreprises à faire de cette exigence légale une amélioration concrète de leurs processus de facturation.
2. Pennylane ou Qonto : solution bancaire professionnelle
Une gestion rigoureuse de la trésorerie va de pair avec une facturation bien pilotée. Pennylane et Qonto proposent des services bancaires et de gestion financière conçus pour les TPE et PME françaises. Ces solutions se connectent directement aux logiciels comptables et donnent une vision en temps réel des mouvements financiers entrants et sortants.
Un compte professionnel distinct des finances personnelles, associé à une catégorisation automatique des opérations et à une synchronisation bancaire en temps réel, constitue une base importante pour une comptabilité fiable et une trésorerie bien gérée dans le cadre de la facturation électronique.
Pourquoi c'est important : En reliant une solution bancaire professionnelle au logiciel de comptabilité, toutes les transactions peuvent être enregistrées automatiquement, sans saisie manuelle, tandis que le suivi de trésorerie reste constamment actualisé.
3. DocuSign ou Yousign : solution de signature électronique
Au sein de l’environnement de la facturation électronique, la signature numérique contribue à assurer l’authenticité de l’émetteur et l’intégrité des contenus. Des plateformes telles que DocuSign ou Yousign permettent d’apposer une signature légalement reconnue sur tout type de document, depuis n’importe quel appareil et sans impression ni déplacement.
Pour les entreprises qui veulent sécuriser leurs factures, mais aussi leurs contrats, devis et bons de commande, une solution complète de signature électronique vient compléter efficacement leur organisation de facturation électronique.
Pourquoi c'est important : Une signature électronique reconnue confère une valeur juridique aux documents et s’intègre naturellement dans une démarche globale de dématérialisation des processus administratifs.
4. GoCardless : plateforme d’automatisation des paiements encaissés
L’accélération de la facturation et des encaissements figure parmi les effets les plus tangibles de la facturation électronique. GoCardless est une solution de prélèvement automatique qui collecte le règlement des factures à leur date d’échéance, sans action manuelle requise de la part du client.
Pour les entreprises ayant des clients récurrents ou proposant des services par abonnement, GoCardless réduit presque entièrement le risque d’impayé lié à un oubli. Les paiements encaissés sont rapprochés automatiquement des factures associées dans le logiciel de comptabilité.
Pourquoi c'est important : L’automatisation des encaissements réduit les délais de règlement, soutient la trésorerie et évite le temps habituellement consacré aux relances de factures non réglées.
5. DocuWare ou Zeendoc : plateforme d’archivage et de gestion documentaire
La réforme exige que les factures électroniques soient conservées dans leur format d’origine, de façon sécurisée et accessible durant les délais légaux. Un logiciel de gestion électronique de documents (GED) permet de s’assurer que chaque facture est correctement archivée, rapidement retrouvable et conforme aux attentes de l’administration fiscale.
DocuWare et Zeendoc sont deux solutions connues sur le marché français, proposant un archivage à valeur probante compatible avec les formats Factur-X et UBL. En plus des factures, ces plateformes centralisent les documents administratifs de l’entreprise, ce qui facilite fortement les audits et les contrôles fiscaux.
Pourquoi c'est important : La conservation conforme des factures électroniques constitue une obligation distincte de leur émission et de leur réception. Une GED certifiée aide l’entreprise à se protéger lors d’un contrôle fiscal.
Questions courantes
En quoi une plateforme agréée diffère-t-elle d’un logiciel de facturation ?
Le logiciel de facturation sert à créer et administrer les factures de l’entreprise. La plateforme agréée correspond à l’infrastructure utilisée pour transmettre ces factures entre entreprises et pour déclarer les informations à l’administration fiscale. Ces deux composantes se complètent et sont toutes les deux requises dans le cadre de la réforme. Sage intègre directement sa propre Plateforme Agréée dans l’ensemble de ses solutions : les clients Sage n’ont donc pas besoin d’en sélectionner une séparément.
La réforme s’applique-t-elle à toutes les entreprises à la même date ?
Non. À partir de septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront être capables de recevoir des factures électroniques. L’obligation d’émettre des factures électroniques sera ensuite déployée de manière progressive dès septembre 2027. Il est vivement conseillé d’anticiper la mise en conformité plutôt que d’attendre les derniers mois, car la période de transition sollicitera fortement tous les prestataires.
Qu’est-ce que l’e-reporting et quelle différence avec la facture électronique ?
La facture électronique s’applique aux transactions réalisées entre entreprises françaises assujetties à la TVA. Le e-reporting concerne les opérations qui ne relèvent pas de l’obligation de facturation électronique : ventes à des particuliers, opérations avec des entreprises étrangères, entre autres. Pour ces transactions, les données doivent être communiquées à l’administration fiscale par l’intermédiaire d’une plateforme agréée.
Les micro-entreprises doivent-elles aussi anticiper la facturation électronique ?
Oui. Bien que les microentrepreneurs ne soient pas assujettis à la TVA et ne facturent donc pas de TVA, ils devront pouvoir recevoir les factures électroniques de leurs fournisseurs dès septembre 2026. Sage propose des solutions accessibles, spécialement adaptées à leur situation, pour les microentrepreneurs qui souhaitent simplifier cette démarche.
Que risque-t-on à continuer d’envoyer des PDF par email après l’échéance ?
Une fois les dates prévues par la réforme atteintes, une facture PDF transmise par email ne sera plus reconnue comme une facture électronique conforme. Elle sera assimilée à une facture papier, ce qui peut créer des difficultés de conformité en matière de TVA et compliquer les échanges commerciaux avec des partenaires déjà organisés pour la facturation électronique. |
